dimarts, 28 de març de 2017

Alfresco, formació en un servidor de documents al servei del sistema d’informació i de la gestió documental de l’MMB

Per Pilar Cuerva

El Museu Marítim construeix des de l’any 2010 un sistema de gestió de la informació (GIM- RIM) on tots els recursos d’informació que gestiona, genera i conserva troben el seu encaix. El museu gestiona i consumeix dades procedents de diverses aplicacions, la majoria de les quals estan especialitzades en una de les àrees de gestió museística: la col·lecció, la biblioteca, l’arxiu, els recursos humans, la gestió econòmica, la programació....


Cada aplicació ocupa un paper destacat en el model d’informació de l’MMB, atès que cadascuna cobreix les necessitats de gestió d’una part important del museu.

Mapa d'aplicacions actual del Sistema d'informació de l'MMB


En el cas dels documents electrònics, nascuts digitals o digitalitzats a posteriori, l’aplicació que cobreix les necessitats de gestió és Alfresco. Alfresco és un ECM, Enterprise Content Management, open source que ocupa un rol central en el nostre sistema d’informació i en l’imminent dif
usió dels documents a través de la web, donat que és la plataforma que permet la creació, el tractament, la conservació i la compartició dels e-documents de forma transversal en la nostra organització. Alfresco, en el sistema d’informació, serveix documents a una plataforma intermèdia (RIM) i aquesta, alhora, els envia a difusió a la web.

Aquests dies, i com a resposta a les demandes internes i al canvi de versió que hem dut a terme en el nostre ECM, de la versió 4.1.8 a la 4.2.2.6, estem realitzant des de principis del mes de març dos cursos interns setmanals especialitzats en les funcionalitats d’Alfresco.

El curs s’ha estructurat en dues parts. En la primera part es sintetitza el paper del getsor Alfresco en el nostre model de gestió de la informació i en la segona, s’aborden totes les funcionalitats de la nova versió (4.2.2.6) a través de pràctiques que poden dur a terme els propis usuaris a la sala on s’imparteix la formació.
Respecte els materials, s’ha editat un manual sobre les funcionalitats dels gestor i s’ha preparat un quadre per facilitar les cerques en Alfresco i unes pautes específiques per a la creació de la metadada  nom en carpetes i documents.


En aquests moments ja s’han dut a terme set sessions de cinc hores en què han assistit 37 persones i en les properes setmanes s’impartiran quatre sessions més a 19 usuaris del sistema. Finalment, el curs en funcionalitats d’Alfresco s’haurà impartit a 56 persones, que van  del perfil de Direcció fins al de totes les persones que gestionen documents dintre de la nostra organització.

Vista de les caixes d'arxiu emmagatzemades per al trasllat, 2015
Igual que no s’entendria que l’Arxiu de l’MMB emmagatzemés els documents en mig d’un espai de l’edifici de les Drassanes obert a l’accés de totes les persones que ens visiten, tampoc és comprensible que els documents digitals no disposin d’un espai virtual comú en l’organització on la documentació institucional estructurada funcionalment tingués garantits tots els requeriments de seguretat i accés necessaris en l’entorn digital.  


Vista de l'emmagatzematge en el dipòsit d'Arxiu de l'MMB




A través d’aquest símil, el curs pretén fer pedagogia sobre el valor que s’atorga als documents creats o aportats al sistema per cada pprofessional del Museu i sobre els avantatges de treballar en un sistema de gestió de documents transversal i únic per a tota l’organització.



Visualització d'un expedient d'exposició en l'Alfresco corporatiu

Tot el personal de l'MMB crea els documents en el gestor documental corporatiu, on s'ha implementat el quadre de classificació funcional, el quadre de seguretat i d'accessos, el model de metadades de l'MMB amb l'entitat "Document" de la norma ISO- 23081 Metadata for record management.
La implantació d'un model de gestió de documents a l'MMB ha permès compartir els documents dintre de l'organització i planificar-ne la difusió com un recurs més en el sistema d'informació corporatiu.


Cap comentari:

Publica un comentari a l'entrada